Die Richtlinie gilt innerhalb der juristischen Person LUXINNOVATION GIE (im Folgenden als "Luxinnovation" oder als "Rechtsperson" bezeichnet), die unter der Nummer C16 im Luxemburger Handelsregister registriert ist. Der Hauptsitz befindet sich in der Avenue des Hauts-Fourneaux L-4362 ESCH-sur-ALZETTE 5.
Ihr Zweck ist es, Informationen bereitzustellen und die Verfahren zur Erhebung, Verarbeitung und Nachverfolgung interner und externer Berichte, die von der meldenden Person in gutem Glauben erstellt wurden, darzulegen.
Die aktuelle Police gilt seit dem 12.01.2023. Der Arbeitgeber behält sich das Recht vor, den Inhalt dieser Richtlinie jederzeit zu ändern und zu ändern.
Diese Richtlinie ist für Luxinnovation-Mitarbeiter im Intranet und für Luxinnovation-Kontakte auf der Website (www.luxinnovation.lu) verfügbar.
1. Definitionen
Begriff | Definition |
Autorisierte Personen | Personen, die von Luxinnovation verpflichtet sind, die gemeldeten Verstöße entgegenzunehmen und zu bearbeiten. Ihre Identität wird dem Personal bei jedem neuen Termin per E-Mail mitgeteilt. |
Bruch(e) | Handlungen oder Unterlassungen, die rechtswidrig sind oder dem Zweck oder Zweck des nationalen Rechts oder direkt anwendbaren Bestimmungen des EU-Rechts widersprechen. |
Externer Bericht | Die mündliche oder schriftliche Mitteilung von Informationen über Verstöße an die zuständige Behörde. |
Moderator | Eine natürliche Person, die eine meldende Person im Berichtsprozess in einem arbeitsbezogenen Kontext unterstützt und deren Unterstützung vertraulich sein sollte. |
Informationen zu Verstößen | Informationen, einschließlich begründeter Verdachtsmomente, über tatsächliche oder potenzielle Verstöße, die in der Organisation, in der die meldende Person arbeitet oder gearbeitet hat, oder in einer anderen Organisation, mit der die meldende Person über ihre Arbeit in Kontakt steht oder war, stattgefunden haben oder sehr wahrscheinlich auftreten werden, sowie über Versuche, solche Verstöße zu vertuschen. |
Interner Bericht | Die mündliche oder schriftliche Mitteilung von Informationen über Verstöße innerhalb der juristischen Person. |
Betroffene Person
| Natürliche oder juristische Person, die im Bericht oder der öffentlichen Offenlegung als die Person bezeichnet wird, der der Verstoß zugeschrieben wird oder mit der diese Person in Verbindung steht. |
Öffentliche Offenlegung oder öffentliche Offenlegung | Die Erstellung von Informationen über Verstöße, die öffentlich zugänglich sind. |
Bericht oder Berichterstattung | Die mündliche oder schriftliche Mitteilung von Informationen über Verstöße. |
Meldende Person | Jede natürliche Person, die im Rahmen ihrer arbeitsbezogenen Aktivitäten erworbene Sicherheitsverletzungen meldet oder öffentlich offenlegt. |
Vergeltungsmaßnahmen | Jede direkte oder indirekte Handlung oder Unterlassung, die in einem arbeitsbezogenen Kontext auftritt, wird durch interne oder externe Berichterstattung oder durch öffentliche Offenlegung ausgelöst und verursacht oder kann der meldenden Person ungerechtfertigten Schaden zufügen oder verursachen. |
Arbeitsbezogener Kontext | Aktuelle oder frühere Arbeitstätigkeiten im öffentlichen oder privaten Sektor, durch die Personen unabhängig von der Art dieser Aktivitäten Informationen über Verstöße erhalten und innerhalb derer diese Personen Vergeltungsmaßnahmen erleiden könnten, wenn sie solche Informationen melden. |
2. Allgemeine Bestimmungen – Grundsätze
Eine meldende Person kann ein aktueller oder ehemaliger Mitarbeiter sein, aber auch Kandidaten, Auszubildende (bezahlt oder unbezahlt), Freiwillige, Selbstständige, Direktoren oder Manager sowie jede Person, die für Auftragnehmer, Subunternehmer und Lieferanten arbeitet.
Die meldende Person muss Verstöße in gutem Glauben melden, das heißt, sie muss "vernünftige Gründe haben zu glauben, dass die zum Zeitpunkt der Meldung gemeldeten Informationen wahr waren" (Artikel 4 des Gesetzes). Alle nationalen Gesetze sind abgedeckt.
Die gemeldeten Informationen müssen rechtmäßig und in Übereinstimmung mit bestehenden gesetzlichen Bestimmungen erhoben worden sein.
Informationen über Verstöße müssen gemeldet werden und gemäß Artikel 4 dieser Richtlinie verarbeitet werden.
Meldende Personen, die Verstöße melden möchten, werden ermutigt, der internen Meldung innerhalb der Rechtseinheit Vorrang vor einer externen Meldung an eine zuständige Behörde zu geben.
Einzelne Angelegenheiten, die Mitarbeiter betreffen, werden unter dieser Richtlinie nicht behandelt und separat von der Personalabteilung behandelt (bitte wenden Sie sich an das zuständige Personal).
Bitte beachten Sie, dass Luxinnovation eine eigene Richtlinie bezüglich moralischer und sexueller Belästigung hat. Jede Person, die glaubt, Opfer oder Zeuge von moralischer oder sexueller Belästigung innerhalb von Luxinnovation gewesen zu sein, wird ermutigt, im Rahmen dieser separaten Richtlinie der Personalabteilung oder der Personaldelegation Bericht zu erstatten.
3. Bürgschaftspflicht und Vertraulichkeit
3.1. Die in Artikel 4 der Richtlinie vorgesehenen internen Meldekanäle sind auf sichere Weise entworfen, eingerichtet und verwaltet, die die strikte Vertraulichkeit der Identität der meldenden Person, aller im Bericht genannten dritten Parteien sowie aller im Bericht enthaltenen Informationen und Daten garantiert.
Das gesamte in Artikel 4 dieser Richtlinie beschriebene Verfahren wird vertraulich, objektiv und unparteiisch durchgeführt.
Die an diesem Verfahren beteiligten Personen verpflichten sich sorgfältig, die Vertraulichkeit der ihnen vorgelegten Informationen und Daten zu achten. Das Versäumnis kann zu disziplinarischen Maßnahmen führen.
3.2. Die Identität des Verfassers des Berichts, einschließlich etwaiger Informationen, aus denen die Identität des Letzteren direkt oder indirekt abgeleitet werden könnte, darf ohne ausdrückliche Zustimmung dieser nicht an andere Personen als die in Artikel 4 der Richtlinie vorgesehenen befugten und kompetenten Mitarbeiter weitergegeben werden.
Abweichend vom vorangegangenen Absatz können die Identität des Verfassers des Berichts und alle weiteren im vorangegangenen Absatz genannten Informationen offengelegt werden, wenn dies eine notwendige und verhältnismäßige Verpflichtung darstellt, die durch das geänderte Gesetz vom 8. Juni 2004 über die Meinungsfreiheit in den Medien oder durch EU-Recht im Zusammenhang mit Untersuchungen nationaler Behörden oder im Rahmen von Gerichtsverfahren auferlegt wird. insbesondere mit dem Ziel, die Verteidigungsrechte der betreffenden Person zu schützen.
4. Verfahren im Falle eines internen Berichts
Das im Folgenden beschriebene interne Berichtsverfahren gilt für alle Mitarbeiter von Luxinnovation sowie für Personen, die unter der Aufsicht und Leitung von Auftragnehmern, Subunternehmern und Lieferanten arbeiten, für die unabhängigen Auftragnehmer, für deren Mitglieder und für Mitglieder ihres Verwaltungs-, Management- oder Aufsichtsgremiums sowie für ehemalige Mitarbeiter, bezahlte oder unbezahlte Auszubildende. Freiwillige und Kandidaten.
4.1. Regeln für den internen Bericht über Verstöße
1. Berichtskanal
Der Verstoß muss in ausreichend präzisen Worten gemeldet werden.
Die meldende Person muss in gutem Glauben den kompetenten Personen schriftlich, unterschrieben und datiert:
- per E-Mail, die an folgende Adresse gesendet werden kann whistleblowing@Luxinnovation.lu oder
- per Brief an folgende Postadresse Luxinnovation GIE – Whistleblowing/lanceur d'alerte 5, Avenue des Hauts-Fourneaux L-4362 Esch-sur-Alzette
2. Inhalt des Berichts
Der Bericht soll mindestens folgende Informationen enthalten:
- die Identität, die Funktion und die Kontaktdaten der meldenden Person;
- dem Gegenstand des Berichts;
- die Identität der Person(en), auf die sich der Bericht bezieht;
- eine genaue und detaillierte Beschreibung der Tatsachen (Daten, Zeugen usw.);
- jegliche Informationen oder Dokumente, in welcher Form oder auf welcher Grundlage auch immer, die den Bericht unterstützen könnten.
3. Anonymer Bericht
Die meldende Person kann eine anonyme Meldung abgeben, wobei identifizierte Meldungen jedoch dringend empfohlen werden. Bitte beachten Sie, dass alle Meldungen, auch wenn sie anonym sind, in gutem Glauben erfolgen müssen.
Luxinnovation akzeptiert die außergewöhnlichen Umstände, die die anonyme Meldung rechtfertigen, und behandelt die Meldung.
Wenn die berechtigte Person, die den schriftlichen Bericht erhält, ihn für ausreichend präzise und die außergewöhnlichen Umstände für gerechtfertigt hält, muss die anonyme meldende Person bereit sein, alle im Zusammenhang mit der Bearbeitung der Meldung als nützlich erachteten Fragen zu beantworten.
Falls dies nicht möglich ist, ist die juristische Person nicht verpflichtet, sich mit der anonymen Meldung zu befassen.
Wenn alle Anforderungen für eine anonyme Meldung erfüllt sind und weitere Fragen beantwortet werden, wird die Meldung auf die gleiche Weise bearbeitet und nachgefolgt wie nicht-anonyme Meldungen.
4. Bestätigung des Erhalts des Berichts
Eine Bestätigung des Erhalts des Berichts wird der meldenden Person so bald wie möglich und spätestens innerhalb von 7 Arbeitstagen nach Erhalt des Berichts gesendet.
5. Zulässigkeit des Berichts
Damit die juristische Person den Bericht verarbeiten und nachverfolgen kann, muss er in ausreichend präzisen Begriffen formuliert sein. Falls dies nicht geschieht, ermöglicht der Bericht dem Arbeitgeber nicht, seinen Verpflichtungen nachzukommen, und Luxinnovation kann entscheiden, den Bericht ohne weitere Maßnahmen einzureichen oder zusätzliche Informationen anzufordern.
Wenn der Bericht präzise genug ist, wird er gemäß folgendem Punkt behandelt.
4.2. Bearbeitung und Nachverfolgung des Berichts
1. Geplante Folgemaßnahme
Der Bericht wird an die von der Geschäftsleitung benannten Personen weitergeleitet (benannt vom Verwaltungsausschuss und deren Namen bei jeder neuen Ernennung an die Mitarbeiter von Luxinnovation mitgeteilt werden), die über die zu ergreifenden Maßnahmen entscheiden, basierend auf den vom Meldenden gemeldeten Informationen und, wo zutreffend, allen zusätzlichen von den Befugten gesammelten Informationen.
Die geplanten Maßnahmen können insbesondere umfassen:
- die Überweisung der meldenden Person im Falle einer Unzulässigkeit an die zuständige Person oder Abteilung innerhalb von Luxinnovation (z. B. Personalabteilung, Vorgesetzte, Management usw.);
- Die Schließung des Verfahrens, auch wenn die gemeldeten Elemente es nicht ermöglichen, im Falle eines offensichtlich geringfügigen Verstoßes, der keine weiteren Maßnahmen außer der Schließung des Verfahrens erfordert, aufgrund unzureichender Beweise oder aus anderen Gründen, die der meldenden Person genannt werden, keine weiteren Maßnahmen außer der Schließung des Verfahrens erfordern (das Verfahren wird geschlossen, zum Beispiel im Falle wiederholter Berichte, die keine signifikanten neuen Informationen im Vergleich zu früheren Berichten enthalten);
- die Einleitung einer Untersuchung, wenn die gemeldeten Elemente dies erfordern (siehe Artikel 4.2. Punkt 2 der Richtlinie);
- Sanktionen gegen den Täter(n) des Verstoßes, wenn die gemeldeten Elemente allein ausreichen, um zu dem Schluss zu kommen, dass ein Verstoß vorliegt (bitte siehe Artikel 6 der Richtlinie);
- die Weiterleitung an eine zuständige Behörde zur weiteren Untersuchung, sofern diese Informationen die interne Untersuchung nicht beeinträchtigen oder die Rechte der betreffenden Person verletzen.
Informationen über die im Rahmen der Nachverfolgung geplanten oder ergriffenen Maßnahmen sowie zu den Gründen für diese Nachverfolgung müssen innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens und spätestens innerhalb von 3 Monaten nach Bestätigung des Berichts oder, falls keine Bestätigung erfolgt, innerhalb von 3 Monaten nach Ablauf eines Zeitraums von 7 Tagen nach Erhalt des Berichts bereitgestellt werden.
Die meldende Person wird regelmäßig und auf ihren angemessenen Wunsch über den Fortschritt der Berichterstattung informiert. Die meldende Person kann auch gebeten werden, zusätzliche Informationen bereitzustellen, die für die Bearbeitung des Berichts erforderlich gehalten werden.
2. Untersuchung
a) Wenn die gemeldeten Elemente dies erfordern und die Verwaltung entscheidet, wird von den Befugten so bald wie möglich eine Untersuchung durchgeführt, abhängig von der Verfügbarkeit aller Parteien und der Komplexität des Falls.
In dieser Hinsicht ersetzt das Management je nach Situation die Mitglieder des Ethikkomitees, bestehend aus Luxinnovation-Mitarbeitern oder bei Bedarf einen externen Dienstleister.
Im Rahmen der Untersuchung können Einzelgespräche mit folgenden Personen durchgeführt werden:
- die meldende Person;
- der mutmaßliche Täter(n) des Verstoßes;
- Falls nötig, jede im Bericht erwähnte Person oder jede Person, die die gemeldeten Fakten klären kann (Arbeitskollegen, Vorgesetzte usw.).
Ein Bericht über jedes Interview wird von der interviewten Person und den geführten Personen unterschrieben und datiert.
Diese Austausche sollen alle gesammelten Dokumente und Informationen ergänzen, um eine Entscheidung über den gemeldeten Datenverstoß zu ermöglichen.
b) Auf Grundlage der gesammelten Berichte und anderer Elemente wird der Ethikausschuss seinen abschließenden Untersuchungsbericht erstellen, um festzustellen, ob der gemeldete Verstoß festgestellt wurde. Dieser Bericht wird an relevante externe Endberatung (Rechtsberatung, Buchhaltung usw.) weitergeleitet, bevor er dem Verwaltungsausschuss zur endgültigen Entscheidung vorgelegt wird.
Die Ergebnisse der Untersuchung, also ob ein Verstoß festgestellt wurde, werden der meldenden Person und dem/den Tätern mitgeteilt.
Die Berichte über die Interviews sowie alle gesammelten Dokumente und Informationen bleiben streng vertraulich. Sie können, falls erforderlich, auf Antrag an die zuständige Behörde oder im Falle eines Streits an die Gerichte weitergeleitet werden.
c) Wenn der Verstoß festgestellt wird, werden gemäß Artikel 6 der Richtlinie angemessene Sanktionen gegen den Täter ergriffen.
Wird der Verstoß nicht festgestellt, ist das Verfahren geschlossen.
5. Externe Meldung an eine zuständige Behörde
Die meldende Person kann eine externe Meldung bei der zuständigen Behörde einreichen und gemäß den von der zuständigen Behörde eingerichteten Meldekanälen und Verfahren:
- entweder nach Erstellung eines internen Berichts gemäß dieser Richtlinie;
- oder direkt, wenn es unmöglich ist, den Sicherheitsvorstoß intern wirksam zu beheben, oder wenn ein Risiko von Vergeltungsmaßnahmen gegen die meldende Person besteht.
Nach dem Gesetz wird der Meldende ermutigt, interne Meldekanale vor der externen Meldung zu privilegieren.
6. Sanktionen gegen den/die Täter des Verstoßes
Wenn ein Verstoß festgestellt wird, werden gegen den/die Täter(n) des Verstoßes geeignete Sanktionen ergriffen.
Dem Täter des Verstoßes wird mitgeteilt, dass je nach Art und Umfang der Verletzung rechtliche, strafrechtliche und/oder verwaltungsrechtliche Schritte gegen ihn oder sie eingeleitet werden können.
7. Schutz der meldenden Person
1. Die meldende Person, die eine Meldung in gutem Glauben gemäß dieser Richtlinie und den geltenden gesetzlichen Bestimmungen abgibt, unterliegt für die gemeldeten Tatsachen keinen Vergeltungsmaßnahmen.
2. Jede Meldung, die nicht in gutem Glauben erstellt wird, irreführende Informationen enthält oder insbesondere mit der Absicht verfasst wird, Luxinnovation oder einer bestimmten Person zu schaden, kann mit sofortiger Wirkung disziplinarische Sanktionen bis zur Einstellung unterliegen.
Darüber hinaus kann gemäß Artikel 27(5) des Gesetzes eine meldende Person, die wissentlich falsche Informationen gemeldet oder öffentlich offengelegt hat, mit einer Freiheitsstrafe von 8 Tagen bis zu 3 Monaten sowie einer Geldstrafe zwischen 1.500 und 50.000 EUR bestraft werden.
Der Verfasser eines falschen Berichts kann auch zivilrechtlich haftbar gemacht werden (auch im Fall eines Berichts, der erstellt wurde, als dessen Autor von der Falschheit der gemeldeten Informationen wusste), und der Arbeitgeber kann vor dem zuständigen Gericht Schadensersatz für den erlittenen Verlust verlangen.
Abschließend sollte daran erinnert werden, dass die Person, die falschen Anschuldigungen ins Visier genommen wird, von einer persönlichen Klage wegen Verleumdung oder verleumderischer Anklage gegen den meldenden Mitarbeiter profitiert.
3. Die in Punkt 1 vorgesehenen Schutzmaßnahmen gelten auch für Vermittler und Dritte, die mit der meldenden Person verwandt sind und im arbeitsbezogenen Kontext von Vergeltungsmaßnahmen gefährdet sind (z. B. Kollegen, Angehörige der meldenden Person).
8. Verarbeitung personenbezogener Daten
1. Jede Verarbeitung personenbezogener Daten nach dieser Richtlinie und dem Gesetz erfolgt gemäß folgenden Folgen:
- die Verordnung (EU) 2016/679 vom 27. April 2016 (Datenschutzverordnung, im Folgenden als "DSGVO" bezeichnet);
- das Gesetz vom 1. August 2018 über den Schutz von Einzelpersonen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten in Strafsachen sowie in Angelegenheiten der nationalen Sicherheit;
- die DSGVO-Richtlinie, die in der Datenschutzerklärung von Luxinnovation umgesetzt wurde.
2. Personenbezogene Daten, die eindeutig nicht relevant für die Bearbeitung eines bestimmten Berichts sind, dürfen nicht erhoben werden oder, falls versehentlich erhoben, sofort gelöscht werden.
3. Gemäß dem Gesetz vom 16. Mai 2023 und der DSGVO wird die Speicherfrist für Dokumente im Zusammenhang mit einer Meldung eines Verstoßes je nach Art des gemeldeten Verstoßes oder Fehlverhaltens im Einzelfall festgelegt.
Letzte Änderung: Dezember 2023