La politique s’applique au sein de l’entité juridique LUXINNOVATION GIE (ci-après dénommée « Luxinnovation » ou « Entité Juridique »), enregistrée sous le numéro C16 au Registre des Affaires du Luxembourg. Son siège social est situé au 5, avenue des Hauts-Fourneaux L-4362 ESCH-sur-ALZETTE.
Son objectif est de fournir des informations et d’indiquer les procédures de collecte, de traitement et de suivi des rapports internes et externes rédigés de bonne foi par la personne qui a fait le rapport.
La politique actuelle est applicable au 12/01/2023. L’Employeur se réserve le droit de modifier et de modifier le contenu de cette Politique à tout moment.
Cette politique est disponible pour les employés de Luxinnovation via l’intranet et, pour les contacts Luxinnovation, sur le site web (www.luxinnovation.lu).
1. Définitions
Mandat | Définition |
Personnes autorisées | Personnes mandatées par Luxinnovation pour recevoir et traiter les infractions signalées. Leur identité sera communiquée au personnel par e-mail à chaque nouveau rendez-vous. |
Brèche(s) | Actes ou omissions illégaux ou contraires à l’objet ou à l’objet du droit national ou aux dispositions directement applicables du droit de l’UE. |
Rapport externe | La communication orale ou écrite d’informations concernant les violations à l’autorité compétente. |
Facilitateur | Une personne physique qui assiste une personne qui signale dans le processus de déclaration dans un contexte professionnel, et dont l’assistance doit rester confidentielle. |
Informations sur les violations | Informations, y compris des soupçons raisonnables, concernant des violations réelles ou potentielles, qui se sont produites ou sont très susceptibles de se produire dans l’organisation où la personne signalant travaille ou a travaillé, ou dans une autre organisation avec laquelle la personne ayant signalé est ou a été en contact par le biais de son travail, ainsi que sur des tentatives de dissimulation de telles violations. |
Rapport interne | La communication orale ou écrite d’informations concernant les violations au sein de l’Entité Juridique. |
Personne concernée
| Personne physique ou morale désignée dans le rapport ou la divulgation publique comme la personne à qui la violation est attribuée ou à laquelle cette personne est associée. |
Divulgation publique ou divulgation publique | La mise à disposition des informations sur les violations dans le domaine public. |
Rapport ou rapport | La communication orale ou écrite d’informations sur les violations. |
Personne qui rapporte | Toute personne physique qui signale ou divulgue publiquement des informations sur des violations obtenues dans le cadre de ses activités professionnelles. |
Représailles | Tout acte ou omission direct ou indirect, survenant dans un contexte professionnel, est motivé par un rapport interne ou externe ou par une divulgation publique, et qui cause ou peut causer un préjudice injustifié à la personne qui fait le signalement. |
Contexte professionnel | Activités professionnelles actuelles ou passées dans le secteur public ou privé par lesquelles, quelle que soit la nature de ces activités, les personnes acquièrent des informations sur les violations et dans lesquelles ces personnes pourraient subir des représailles si elles rapportaient ces informations. |
2. Dispositions générales - Principes
Une personne signalante peut être un employé actuel ou ancien, mais aussi des candidats, des stagiaires (rémunérés ou non), des bénévoles, des travailleurs indépendants, des administrateurs ou des managers, ainsi que toute personne travaillant pour des sous-traitants, sous-traitants et fournisseurs.
La personne qui signale doit signaler les violations de bonne foi, ce qui signifie qu’elle doit avoir « des motifs raisonnables de croire que les informations sur les violations signalées étaient vraies au moment du signalement » (article 4 de la loi). Toute la législation nationale est couverte.
Les informations rapportées doivent avoir été collectées légalement, conformément aux dispositions légales existantes.
Les informations sur les violations doivent être signalées et seront traitées conformément à l’article 4 de la présente politique.
Les personnes signalant souhaitant signaler des violations sont encouragées à donner la priorité aux rapports internes au sein de l’entité juridique avant tout rapport externe à une autorité compétente.
Les questions individuelles impliquant les membres du personnel ne sont pas traitées dans le cadre de cette politique et sont traitées séparément par le département des ressources humaines (veuillez contacter le personnel concerné).
Veuillez noter que Luxinnovation a une politique distincte concernant le harcèlement moral et sexuel. Toute personne qui estime avoir été victime ou témoin d’actes de harcèlement moral ou sexuel au sein de Luxinnovation est encouragée à en faire la déclaration, dans le cadre de cette politique distincte, au département des ressources humaines ou à la délégation du personnel.
3. Devoir de garantie et de confidentialité
3.1. Les canaux internes de déclaration prévus à l’article 4 de la Politique sont conçus, établis et gérés de manière sécurisée qui garantit la stricte confidentialité de l’identité de la personne signalante, de tout tiers mentionné dans le rapport et de toutes les informations et données contenues dans le rapport.
L’ensemble de la procédure décrite à l’article 4 de la présente politique sera mené de manière confidentielle, objective et impartiale.
Les personnes impliquées dans cette procédure s’engagent scrupuleusement à respecter la confidentialité des informations et données qui leur sont communiquées. Le non-respect peut entraîner des sanctions disciplinaires.
3.2. L’identité de l’auteur du rapport, y compris toute information d’où l’identité de ce dernier peut être déduite directement ou indirectement, ne peut être divulguée sans le consentement exprès de ce dernier à des personnes autres que les membres autorisés et compétents du personnel prévus à l’article 4 de la Politique.
À titre de dérogation au paragraphe précédent, l’identité de l’auteur du rapport et toute autre information mentionnée dans le paragraphe précédent peuvent être divulguées lorsque cela constitue une obligation nécessaire et proportionnée imposée par la loi modifiée du 8 juin 2004 sur la liberté d’expression dans les médias ou par le droit de l’Union européenne dans le cadre d’enquêtes menées par les autorités nationales ou dans le cadre de procédures judiciaires, en particulier dans le but de protéger les droits de défense de la personne concernée.
4. Procédure à suivre en cas de rapport interne
La procédure interne de déclaration décrite ci-dessous s’applique à tous les employés de Luxinnovation ainsi qu’aux personnes travaillant sous la supervision et direction de sous-traitants, sous-traitants et fournisseurs, à ses travailleurs indépendants, à ses membres et aux membres de son organe administratif, de direction ou de supervision, ainsi qu’aux anciens employés, stagiaires rémunérés ou non, Bénévoles et candidats.
4.1. Règles pour le rapport interne des infractions
1. Canal de rapport
La violation doit être rapportée avec suffisamment de précision.
La personne qui signale doit faire un rapport de bonne foi aux personnes compétentes par écrit, signé et daté :
- par e-mail à l’adresse suivante whistleblowing@Luxinnovation.lu ou
- par lettre à envoyer à l’adresse postale suivante : Luxinnovation GIE – Whistleblowing/lanceur d’alerte 5, Avenue des Hauts-Fourneaux L-4362 Esch-sur-Alzette
2. Contenu du rapport
Le rapport doit contenir au moins les informations suivantes :
- l’identité, la fonction et les coordonnées de la personne qui a signalé ;
- le sujet du rapport ;
- l’identité de la ou des personnes à qui se rapporte le rapport ;
- une description précise et détaillée des faits (dates, témoins, etc.) ;
- toute information ou tout document, sous quelque forme que ce soit ou sous tout soutien, pouvant étayer le rapport.
3. Rapport anonyme
La personne qui signale peut émettre un signalement anonyme, bien que les signalements identifiés soient fortement encouragés. Veuillez noter que tous les signalements, même anonymes, doivent être faits de bonne foi.
Luxinnovation accepte les circonstances exceptionnelles justifiant le signalement anonyme et gère le signalement.
Si la personne autorisée recevant le rapport écrit le juge suffisamment précis et que les circonstances exceptionnelles sont justifiées, la personne anonyme qui signale doit être prête à répondre à toute question jugée utile dans le cadre du traitement du rapport.
À défaut, l’entité juridique ne sera pas tenue de traiter le signalement anonyme.
Si toutes les exigences pour un signalement anonyme sont remplies et que toute question supplémentaire est répondue, le signalement sera traité et suivi de la même manière que les signalements non anonymes.
4. Accusé de réception du rapport
Un accusé de réception du rapport sera envoyé à la personne qui a signalé dès que possible et au plus tard dans les 7 jours ouvrables suivant la réception du rapport.
5. Admissibilité du rapport
Pour permettre à l’entité juridique de traiter et de faire un suivi du rapport, il doit être formulé de manière suffisamment précise. À défaut, le rapport ne permettra pas à l’employeur de remplir ses obligations et Luxinnovation peut décider soit de déposer le rapport sans autre action, soit de demander des informations supplémentaires.
Lorsque le rapport est suffisamment précis, il sera traité conformément au point suivant.
4.2. Traitement et suivi du rapport
1. Mesure(s) de suivi envisagée(s)
Le rapport est transmis [aux personnes autorisées (désignées par le Comité de Direction et dont les noms sont communiqués au personnel de Luxinnovation à chaque nouvelle nomination) qui décideront des mesures à prendre à la lumière des informations rapportées par la personne qui rapporte et, le cas échéant, de toute information supplémentaire recueillie par les personnes autorisées.
Les mesures envisagées peuvent inclure notamment :
- la recommandation de la personne qui signale la personne ou le département approprié au sein de Luxinnovation en cas d’inadmissibilité (par exemple service RH, supérieur, direction, etc.) ;
- la fermeture de la procédure, y compris lorsque les éléments signalés ne permettent pas de conclure qu’une violation a eu lieu, en cas de manquement manifestement mineure ne nécessitant aucune action supplémentaire autre que la clôture de la procédure, en raison d’insuffisance de preuves ou pour d’autres raisons qui seront spécifiées à la personne signalante (la procédure sera close, par exemple, en cas de rapports répétés ne contenant aucune information nouvelle significative par rapport à un rapport précédent) ;
- l’ouverture d’une enquête lorsque les éléments signalés l’exigent (veuillez consulter l’article 4.2, point 2 de la Politique) ;
- des sanctions contre le(s) auteur(s) de la violation lorsque les éléments signalés sont suffisants pour conclure qu’une violation a eu lieu (veuillez consulter l’article 6 de la Politique) ;
- le renvoi à une autorité compétente pour une enquête complémentaire, dans la mesure où ces informations ne porteraient pas préjudice à l’enquête interne ni ne porteraient atteinte aux droits de la personne concernée.
Les informations sur les mesures envisagées ou prises dans le cadre du suivi et sur les raisons de ce suivi doivent être fournies dans un délai raisonnable, et au plus tard dans les 3 mois suivant l’accusé de réception du rapport ou, en l’absence d’accusé de réception, dans les 3 mois suivant l’expiration d’une période de 7 jours suivant la réception du rapport.
La personne qui signale sera tenue informée régulièrement, et à sa demande raisonnable, de l’avancement du traitement du rapport. La personne qui fait le signalement peut également être invitée à fournir toute information supplémentaire jugée nécessaire pour traiter le signalement.
2. Enquête
a) Si les éléments signalés l’exigent et sur décision de la direction, une enquête sera menée par les personnes autorisées dès que possible, selon la disponibilité de toutes les parties et la complexité de l’affaire.
À cet égard, selon la situation, la direction nommera les membres du Comité d’éthique, constitué d’employés de Luxinnovation, ou un prestataire de services externe si nécessaire.
Dans le cadre de l’enquête, des entretiens individuels peuvent être menés avec les personnes suivantes :
- la personne qui rapporte ;
- le(s) présumé(s) auteur(s) de la violation ;
- Si nécessaire, toute personne mentionnée dans le rapport ou toute personne pouvant apporter des éclaircissements sur les faits rapportés (collègues de travail, supérieur, etc.).
Un rapport de chaque entretien sera signé et daté par la personne interviewée et les personnes qui l’ont mené.
Ces échanges visent à compléter tout document et information recueillis afin de permettre une décision sur la violation signalée.
b) Sur la base des rapports et autres éléments recueillis, le Comité d’éthique rédigera son rapport final d’enquête afin de déterminer si la violation signalée a été établie ou non. Ce rapport sera envoyé aux conseils finaux externes pertinents (juridique, comptabil, etc.) avant de le soumettre au Comité de gestion pour décision finale.
Les conclusions de l’enquête, c’est-à-dire la question de savoir si une violation a été établie ou non, seront communiquées à la personne signalant et à l’auteur(s) ou aux auteurs.
Les rapports des entretiens ainsi que tous les documents et informations recueillis restent strictement confidentiels. Ils peuvent, si nécessaire, être transmis à l’autorité compétente à sa demande ou aux tribunaux en cas de litige.
c) Si la violation est établie, des sanctions appropriées seront prises contre le(s) auteur(s) conformément à l’article 6 de la Politique.
Si la violation n’est pas établie, la procédure est close.
5. Rapport externe à une autorité compétente
La personne qui signale peut déposer un rapport externe à l’autorité compétente et conformément aux canaux et procédures de signalement mis en place par l’autorité compétente :
- soit après avoir rédigé un rapport interne conformément à cette politique ;
- ou directement s’il est impossible de remédier efficacement à la violation en interne ou s’il existe un risque de représailles contre la personne qui a signalé.
Selon la loi, la personne qui signale est encouragée à privilégier les canaux internes de signalement avant de faire un rapport externe.
6. Sanctions contre le(s) auteur(s) de la violation
Lorsqu’une violation est établie, des sanctions appropriées seront prises contre le(s) auteur(s) de la violation.
L’auteur de la violation est informé que, selon la nature et l’étendue de la violation, des poursuites judiciaires, pénales et/ou administratives peuvent être engagées contre lui.
7. Protection de la personne qui signale
1. La personne qui fait un rapport de bonne foi conformément à la présente politique et aux dispositions légales en vigueur ne sera pas soumise à des représailles pour les faits rapportés.
2. Cependant, tout rapport qui n’est pas fait de bonne foi, qui contient des informations trompeuses ou qui est fait dans le but particulier de nuire à Luxinnovation ou à une personne en particulier peut être soumis à des sanctions disciplinaires pouvant être annulées immédiatement.
De plus, conformément à l’article 27(5) de la loi, une personne signalant qui a sciemment rapporté ou divulgué publiquement de fausses informations peut être passible d’une peine d’emprisonnement allant de 8 jours à 3 mois et d’une amende comprise entre 1 500 et 50 000 EUR.
L’auteur d’un faux rapport peut également être tenu civilement responsable (y compris dans le cas d’un rapport fait lorsque son auteur était conscient de la fausseté de l’information rapportée) et l’employeur peut réclamer des dommages-intérêts pour la perte subie devant le tribunal compétent.
Enfin, il convient de se rappeler que la personne ciblée par de fausses accusations bénéficie d’une action personnelle pour diffamation ou de dénonciation diffamatoire à l’encontre de l’employé qui a signalé.
3. Les mesures de protection prévues au point 1 s’appliquent également aux facilitateurs et aux tiers liés à la personne signalant et qui sont exposés à des représailles dans un contexte professionnel (par exemple, collègues, proches de la personne signalante).
8. Traitement des données personnelles
1. Tout traitement des données personnelles en vertu de cette politique et de la loi doit être effectué conformément à :
- le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (Règlement général sur la protection des données, ci-après dénommé « RGPD ») ;
- la loi du 1er août 2018 sur la protection des individus en matière de traitement des données personnelles en matière pénale ainsi que en matière de sécurité nationale ;
- la politique RGPD mise en œuvre dans l’avis de confidentialité de Luxinnovation.
2. Les données personnelles manifestement non pertinentes pour le traitement d’un rapport spécifique ne doivent pas être collectées ou, si elles sont collectées accidentellement, doivent être supprimées immédiatement.
3. Conformément à la loi du 16 mai 2023 et au RGPD, la période de conservation des documents relatifs à un signalement de violation sera déterminée au cas par cas en fonction de la nature de la violation ou de la faute signalée.
Dernière modification : décembre 2023